Viết Content tiếng Anh: Cầm theo nguyên tắc KISS

KISS (Keep It Short and Simple – luôn ngắn gọn và đơn giản) là một nguyên tắc cơ bản trong giao tiếp bằng văn bản. Sử dụng từ khó và các câu dài trong văn bản trong trao đổi công việc là một cách làm không hiệu quả (kể cả tiếng Anh hay tiếng Việt).

Để viết được một văn bản đơn giản, thể hiện được vấn đề cốt lõi, bạn cần vạch ra dàn ý trước khi viết. Hãy tập thói quen suy nghĩ xem liệu còn cách diễn đạt nào rõ nghĩa và dễ hiểu hơn không. Để làm được điều đó hãy nhớ những ý sau:

1. SỬ DỤNG CÁCH DIỄN ĐẠT NGẮN GỌN VÀ RÕ RÀNG

Nếu muốn diễn đạt cùng một ý bạn không nhất thiết chọn cách diễn đạt dài dòng. Thay vào đó hãy chọn câu đơn giản, rõ ràng và súc tích.
 
Example:
Personal in manner => Personal (Với tư cách cá nhân)
At this point in time => At this time (Tại thời điểm này)
In the vast majority of cases => In most cases (Trong đa số trường hợp)

2. TRÁNH SỬ DỤNG TIẾNG LÓNG

Nhiều người nhầm rằng dùng tiếng lóng trong văn bản sẽ khiến mình có vẻ thân thiện và “Tây” hơn. Tuy nhiên việc đó sẽ khiến cho ý nghĩa của văn bản mơ hồ, khó hiểu hơn. Do đó, hãy nhớ rằng, dùng tiếng lóng trong văn bản trao đổi công việc là điều tối kỵ.
 
Example:
Make a buck => Make/ earn money (Kiếm tiền)
Bigwig => Executive (Giám đốc điều hành)
Paper pusher => Office worker (Nhân viên văn phòng)
 
Không những thế, ngay cả khi sử dụng từ viết tắt trong văn bản, bạn cũng cần đưa ra lời giải thích cụ thể bằng cách đặt nó trong dấu ngoặc đơn
 
Example:
IoT => Internet of Things (IoT) (vạn vật)
FDA => Food and Drug Administration (FDA) (Cục quản lý thực phẩm và dược phẩm Hoa Kỳ)

3. TRÁNH BẮT ĐẦU CÂU BẰNG THERE IS/ARE MỘT CÁCH VÔ NGHĨA

There is/are nghĩa là “có…”. Cấu trúc này làm cho nội dung mang sắc thái không trang trọng. Trước khi viết câu, bạn hãy cân nhắc xem có thể đưa từ khác lên làm chủ ngữ hay không.
 
Example:
There is a penalty if you miss the deadline
/Sẽ có hình phạt nếu bạn không hoàn thành đúng thời hạn/
=> You will receive a penalty if you miss the deadline
=> A penalty will be charged if you miss the deadline
=> A deadline missed will incur a penalty

4. LÀM SÁNG TỎ NHỮNG ĐIỀU MÀ BẠN ĐỀ CẬP TỚI

Để đối phương có thể dễ dàng đọc và hiểu nội dung văn bản, bạn phải làm rõ đối tượng mà mình nhắc tới, nhất là các đại từ. Hãy chắc chắn rằng bạn không làm đối phương cảm thấy mơ hồ về đối tượng được đề cập trong văn bản.
 
Example:
We have to work on the project this afternoon
=> We have to work on the FBR project this afternoon
(Thay vì nói một dự án chung chung, hãy nói tên cụ thể của dự án đó).

Kết

Trên đây là các lưu ý khi viết văn bản trao đổi công việc. Yêu cầu về sự trang trọng và khả năng truyền tải thông tin phụ thuộc vào cách tổ chức nội dung và diễn đạt phù hợp. Hãy mang tất cả ý nghĩa đặt vào câu chữ một cách đơn giản nhất.
 
Nguồn: English Business Writing (Juliana Jiyoon Lee) – Mai Ngọc Phương dịch
Người chia sẻ: Huế Đặng
Có thể bạn quan tâm
Xây dựng quy trình bán hàng và đo lường hiệu quả tự động, lưu trữ data khách hàng đơn giản chỉ bằng Google Sheet
250.000đ
500.000đ
15 người đã học